Consejos para mejorar sus viajes de negocios

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Escribe: Andrea Díaz Vélez

Existe una clara diferencia entre los viajes de negocios y los viajes de turismo. Gracias a las facilidades comerciales y al crecimiento de algunos sectores productivos, algunas compañías, con el fin de ampliar el mercado, han recurrido con más frecuencia a enviar delegaciones a otras ciudades o países, lo que permite abrir nuevas posibilidades, como expandir fronteras, ganar nuevos clientes, cualificar empleados, entre otros.

Además de transporte y hospedaje, los viajes de negocios exigen establecer objetivos precisos, planear cronogramas y ultimar detalles, que van desde alquilar espacios para reuniones hasta contar con elementos básicos, como estaciones de café y meriendas. Esto requiere tiempo y dedicación, por lo que algunas compañías han optado por dejar todo este protocolo en manos de agencias de viajes especializadas, lo que les permite centrarse en lo verdaderamente importante: brindar la mejor cara ante el cliente.

Los viajes de negocios exigen una intensa organización, investigación y capacidad de adaptación. A continuación le presentamos algunos tips para optimizar sus viajes de negocios; consejos prácticos que le ayudarán a tener una mejor experiencia:

Tips (3)

Equipaje

Diseñe una estrategia que le permita ser práctico: una maleta eficaz no solo debe ser cómoda; también debe permitirle agilidad y facilidad para desplazarse. Si la aerolínea incluye el servicio de maleta por bodega, piénselo dos veces, pues en ocasiones la mejor opción es viajar con equipaje de mano para evitar las filas en la zona de recogida. Por eso, siga las reglas y evite llevar en su maleta objetos prohibidos por las aerolíneas y aeropuertos.

Salas VIP

La mayoría de las personas asumen que los lounges y salas VIP son exclusivos para viajeros de primera clase, pero lo cierto es que muchos de estos lugares son accesibles para algunos viajeros y usuarios de tarjetas de crédito. Incluso, se puede pagar un monto extra para pasar un tiempo determinado allí. Si usted se encuentra viajando en clase económica o no pertenece a ningún programa de millas que le permita el acceso a las Salas VIP, y tiene una conexión muy larga, considere pagar ese monto extra por la utilización de estos espacios. Son apropiados para descansar o para aprovechar laboralmente el tiempo de espera en el aeropuerto, pues, además de su comodidad, cuentan con facilidades como WIFI, mesas y conexiones para cargar sus equipos electrónicos.Tips (4)

Tecnología a la mano

Viaje con sus equipamientos electrónicos a la mano – celular, tablet, notebook– pues no se sabe cuándo podrá necesitarlos.

Además, antes de viajar, asegúrese de cargarles la batería. Si va a realizar un viaje internacional, verifique con anterioridad el voltaje, frecuencia y tipo de enchufe que se puede utilizar en su lugar de destino, para evitar contratiempos que puedan afectar su agenda de negocios.Tips (5)

Horarios

Revise todos los horarios, salga con tiempo y evite las horas de mayor tráfico. Si su aerolínea se lo permite, realice el check-in con anterioridad, para no tener afanes a la hora de embarcar. Prográmese para llegar al aeropuerto con una hora y media de anticipación, por lo menos, para vuelos locales, y con 3 horas, si se trata de vuelos internacionales.

Si su viaje es al exterior, tenga en cuenta el huso horario. Esto es importante para que no tenga confusiones a su llegada, pues pone en riesgo reuniones o eventos de negocios.

Contactos

Saque el mayor provecho de estos encuentros corporativos, pues las reuniones, capacitaciones, ferias y convenciones pueden darle buenos contactos a nivel laboral para mejorar el crecimiento de su compañía. Recuerde que estará rodeado de personas con intereses laborales en común, y que es una oportunidad perfecta para estrechar lazos y ampliar su red de contactos.Tips (2)

Postura profesional

Conserve su postura profesional en todo momento. Recuerde que en un viaje de negocios deberá permanecer disponible para su empresa siempre que sea necesario. Si desea conocer algunos lugares del destino al que viaja, mantenga con usted el celular encendido y el notebook disponible, en caso de ser solicitado de parte de su empresa. Para permanecer alerta, evite consumir bebidas alcohólicas. Y, muy importante: vístase adecuadamente, teniendo en cuenta la cultura local y el cargo que ejerce.Tips (6)

Checklist

Prepararse con anterioridad es fundamental para el éxito de un viaje, sobretodo cuando se trata de un viaje de negocios.

Cualquier imprevisto, como olvidar un documento, podrá costarle muy caro. Para evitar cualquier contratiempo, tenga siempre una lista de chequeo que podrá ayudarle a tener bajo control todos sus documentos y su equipaje.

Familia y amigos

Este tip es especialmente para aquellas personas que pasan más tiempo viajando que en casa: mantenga contacto con sus familiares y amigos. No permita que el trabajo consuma todo su tiempo y atención, dedique unos minutos cada día para tener contacto con las personas que ama; de esta manera, la soledad que puede originarse con tantos viajes será amenizada. Permita que su crecimiento laboral esté aliado a una buena comunicación con sus seres queridos.Tips (7)

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